Was ist Microlearning und wie können Sie es für Ihr Team nutzen?

Microlearning ist ein Format, bei dem ein komplexes Thema in kurze, in sich geschlossene Module zerlegt wird. Jeder von ihnen hilft dem Mitarbeiter, eine bestimmte Aktion auszuführen, eine Regel zu lernen oder einen bestimmten Fehler zu vermeiden.

Microlearning ist mehr als ein verkürztes Video oder ein Auszug aus einem größeren Kurs. Eine gute Mikrolektion hat ein klares Ziel, einen logischen Aufbau, ein Anwendungsbeispiel und eine kurze Bewertung. Anschließend sollen die Mitarbeiter verstehen, was sie nun besser machen können.

Das Kurzformat ist besonders nützlich für Teams, denen es schwerfällt, viel Zeit für das Training aufzuwenden. Ein Mitarbeiter kann das Modul vor Beginn einer Schicht, zwischen Arbeitsaufgaben oder unmittelbar vor der Durchführung einer neuen Operation abschließen.

Wie unterscheidet sich Microlearning von einem regulären Kurs?

Ein traditioneller Kurs behandelt oft ein großes Thema und enthält mehrere Lernziele. Ein vollständiges Programm für einen Vertriebsmitarbeiter könnte beispielsweise Produktkenntnisse, die Identifizierung von Kundenbedürfnissen, die Präsentation von Lösungen, die Bearbeitung von Einwänden und Regeln für die Eingabe von Informationen in CRM umfassen.

In einem Microlearning-Format sollte jede dieser Fähigkeiten in ein separates Modul umgewandelt werden:

• „Wie stellt man einem Kunden die erste Frage“;

  
  

• „Wie erkennt man ein primäres Bedürfnis?“;

  
  

• „Wie erklärt man den Wert eines Produkts“;

  
  

• „So reagieren Sie auf Preiseinwände“;

  
  

• „So zeichnen Sie das Ergebnis einer Konversation in CRM auf“.

  
  

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Jede Lektion kann einzeln belegt werden, aber zusammen bilden sie einen zusammenhängenden Lernpfad.

Für welche Aufgaben eignet sich Microlearning?

Kurze Module funktionieren am besten, wenn der Mitarbeiter schnell eine bestimmte Antwort erhalten oder sich auf eine bestimmte Aktion vorbereiten muss.

Microlearning eignet sich beispielsweise für folgende Aufgaben:

• eine neue Produktfunktion vorstellen;

  
  

• Sicherheitsregeln überprüfen;

  
  

• ein aktualisiertes Verfahren erläutern;

  
  

• auf ein Kundengespräch vorbereiten;

  
  

• einen Arbeitsvorgang demonstrieren;

  
  

• vor einer Inspektion eine Erinnerung bereitstellen;

  
  

• CRM-Nutzung lehren;

  
  

• einen häufigen Fehler analysieren;

  
  

• auf die Einführung eines neuen Produkts vorbereiten;

  
  

• Material nach einem Webinar vertiefen;

  
  

• kritische Regeln regelmäßig überprüfen;

  
  

• auf eine Zertifizierung vorbereiten.

  
  

Wenn beispielsweise eine neue Schaltfläche im Programm angezeigt wird, müssen Sie nicht den gesamten Kurs wiederholen. Sie können eine fünfminütige Lektion mit einer Erklärung der Aufgabe, einer Demonstration der Funktion und einer kurzen praktischen Aktivität erstellen.

Wenn eine kurze Lektion nicht ausreicht

Microlearning sollte umfassende Programme, betreute Übungen oder eine vollständige Berufsausbildung nicht vollständig ersetzen.

Ein kurzes Modul reicht möglicherweise nicht aus, wenn der Mitarbeiter Folgendes benötigt:

• eine komplexe berufliche Rolle meistern;

  
  

• lernen, mit gefährlichen Geräten zu arbeiten;

  
  

• komplexe Managementfähigkeiten entwickeln;

  
  

• ein mehrstufiges Verfahren durchführen;

  
  

• die Genehmigung für Arbeiten mit erheblicher Verantwortung erlangen;

  
  

• eine umfassende Zertifizierung absolvieren.

  
  

In solchen Fällen werden Mikrolektionen am besten als Teil eines umfassenderen Programms eingesetzt: zur Vorbereitung, Wiederholung, Unterstützung nach dem Hauptkurs oder als Erinnerung vor praktischen Maßnahmen.

Ein Lernziel festlegen

Bevor Sie eine Lektion erstellen, fragen Sie: Was soll der Mitarbeiter nach Abschluss der Lektion tun können?

Ein Ziel muss ein bestimmtes Verhalten beschreiben.

Anstelle der Formulierung „Informieren Sie den Mitarbeiter über die Informationssicherheit“ ist es besser zu schreiben: „Der Mitarbeiter wird in der Lage sein, eine verdächtige E-Mail zu erkennen und sie korrekt zu melden.“

Anstatt „das neue Produkt zu beschreiben“, schreiben Sie: „Der Vertriebsmitarbeiter kann einem Kunden die drei Hauptvorteile des neuen Produkts erklären.“

Wenn das Ziel viele verschiedene Aktivitäten umfasst, teilen Sie das Thema in mehrere Module auf.

Erstellen Sie eine Lektion basierend auf einer einfachen Struktur

Ein kurzes Modul kann aus fünf Elementen bestehen.

1. Arbeitssituation

Beginnen Sie mit einem Problem, mit dem der Mitarbeiter bei der realen Arbeit konfrontiert ist.

Zum Beispiel: „Der Kunde fragt, warum der neue Tarif teurer ist“ oder „Es gibt drei Indikatoren, die vor Inbetriebnahme des Geräts überprüft werden müssen“.

Der praktische Kontext erklärt sofort, warum man die Lektion belegen sollte.

2. Grundregel

Machen Sie die Hauptidee kurz und klar. Fügen Sie keine sekundären Informationen hinzu, die Ihnen nicht dabei helfen, Ihr Ziel zu erreichen.

Wenn die Regel kompliziert ist, unterteilen Sie sie in drei bis fünf Schritte.

3. Beispiel

Zeigen Sie, wie die Regel in einer realen Situation funktioniert. Dabei kann es sich um einen Dialog, ein kurzes Video, einen Screenshot, ein Foto, ein Diagramm oder eine Demonstration einer Aktion handeln.

4. Typischer Fehler

Erklären Sie, was Mitarbeiter oft falsch machen und welche Konsequenzen dies hat.

Ein solcher Abschnitt hilft, sich die richtige Handlung zu merken und riskantes Verhalten zu erkennen.

5. Test oder Übung

Schlagen Sie abschließend eine kleine Aktion vor:

• eine Frage beantworten;

  
  

• die richtige Option auswählen;

  
  

• Schritte in die richtige Reihenfolge bringen;

  
  

• einen Vorgang ausführen;

  
  

• eine kurze Antwort aufzeichnen;

  
  

• das Ergebnis hochladen;

  
  

• ein kurzes Quiz ausfüllen.

  
  

Der Test muss für das Lernziel relevant sein. Wenn der Mitarbeiter lernen muss, ein Gespräch zu führen, reicht ein Test zum Auswendiglernen von Definitionen nicht aus.

Halten Sie sich an die optimale Dauer

Eine Mikrolektion muss nicht genau fünf Minuten dauern. Ihre Länge hängt von der Aufgabe ab.

Eine einfache Erinnerung kann zwei bis drei Minuten dauern. Demonstration einer neuen Funktion – fünf bis sieben Minuten. Ein kurzer Fall mit einer praktischen Aufgabe kann zehn Minuten dauern.

Das Hauptkriterium ist nicht die Dauer, sondern die Vollständigkeit. Der Mitarbeiter muss genügend Informationen erhalten, um eine Aktion korrekt ausführen zu können.

Wenn der Stoff ohne zwanzig Minuten Theorie nicht erklärt werden kann, hat er wahrscheinlich mehrere unterschiedliche Lernziele.

Inhalte für Smartphones anpassen

Arbeitnehmer nehmen oft an kurzen Unterrichtsstunden auf Mobilgeräten teil. Daher muss das Material auf einem kleinen Bildschirm überprüft werden.

Verwendung:

• kurze Absätze;

  
  

• große Schaltflächen;

  
  

• vertikale oder responsive Bilder;

  
  

• Videos ohne winzige Beschriftungen;

  
  

• Untertitel;

  
  

• einfache Tests;

  
  

• Mindestanzahl an Dateien;

  
  

• klare Navigation.

  
  

Laden Sie kein großes Dokument hoch, wenn eine wichtige Regel in wenigen Absätzen erklärt werden kann. Es ist besser, die vollständigen Anweisungen als separates Material zum späteren Nachschlagen beizufügen.

Kombinieren Sie Lektionen in Lernpfaden

Das Hauptrisiko des Mikrolernens besteht darin, das Programm in eine Sammlung unabhängiger Fragmente zu verwandeln.

Um dies zu vermeiden, gruppieren Sie den Unterricht nach einer gemeinsamen Kompetenz oder einem gemeinsamen Arbeitsablauf.

Ein Lernpfad „Der erste Monat eines Vertriebsmitarbeiters“ könnte beispielsweise Folgendes umfassen:

1. wie man sich auf einen Anruf vorbereitet;

   
   

2. wie man ein Gespräch beginnt;

   
   

3. wie man den Bedarf ermittelt;

   
   

4. wie man die Lösung präsentiert;

   
   

5. wie auf Einwände reagiert werden soll;

   
   

6. wie man ein Gespräch beendet;

   
   

7. So vervollständigen Sie CRM-Datensätze.

   
   

Erklären Sie zu Beginn der Route das Gesamtergebnis und zeigen Sie nach jedem Modul den Fortschritt. Der Mitarbeiter muss verstehen, wie eine bestimmte Fähigkeit mit dem gesamten Prozess zusammenhängt.

Fügen Sie eine abschließende praktische Aufgabe hinzu

Bieten Sie nach einer Reihe von Mikrolektionen eine Aufgabe an, die die Kombination mehrerer Fähigkeiten erfordert.

Ein Vertriebsmitarbeiter kann ein komplettes Kundengespräch aufzeichnen. Ein Vorgesetzter kann ein Verfahren anhand einer Checkliste durchführen. Eine Führungskraft kann ein Feedbackgespräch führen. Ein Administrator kann selbstständig einen neuen Prozess im System konfigurieren.

Die abschließende Praxis zeigt, ob ein Mitarbeiter einzelne Schritte zu einer vollständigen Arbeitsaufgabe zusammenfassen kann.

Nutzen Sie Microlearning zum richtigen Zeitpunkt

Eine kurze Lektion ist am nützlichsten, wenn ein Arbeitnehmer sie vor einer Situation erhält, in der neue Informationen benötigt werden.

Zum Beispiel:

• vor der Einführung eines neuen Produkts;

  
  

• vor Beginn der Saisonkampagne;

  
  

• nach Änderung des Verfahrens;

  
  

• am Vorabend der Inspektion;

  
  

• nach einem dokumentierten Fehler;

  
  

• vor der Durchführung einer seltenen Operation;

  
  

• nach einer langen Arbeitspause.

  
  

Dieser Ansatz wird als Lernen im Bedarfsfall bezeichnet. Der Mitarbeiter überprüft die Informationen nicht nur, sondern setzt sie sofort in die Tat um.

Wiederholungen einplanen

Kurze Lektionen eignen sich gut zur regelmäßigen Wiederholung wichtiger Regeln.

Es ist nicht nötig, jedes Mal das Gleiche zu zeigen. Sie können das Format ändern:

• zuerst eine Erklärung;

  
  

• in einer Woche – ein kurzer Fall;

  
  

• in einem Monat – eine Frage zu einem häufigen Fehler;

  
  

• vor der Inspektion – Checkliste.

  
  

Gelegentliche Wiederholungen tragen dazu bei, Wissen länger zu behalten und verringern das Risiko, zu alten Verhaltensweisen zurückzukehren.

Überlasten Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit Nachrichten

Das kurze Format macht es verlockend, viele Lektionen zu vergeben. Aber zehn fünfminütige Module werden gleichzeitig als ein weiterer großer Kurs wahrgenommen.

Legen Sie einen realistischen Rhythmus fest: eine Lektion pro Woche, ein kurzes Modul vor einer Änderung oder eine Reihe von Materialien während der Einführung eines neuen Prozesses.

Geben Sie in der Nachricht Folgendes an:

• Unterrichtsthema;

  
  

• seine Dauer;

  
  

• praktischer Nutzen;

  
  

• Fertigstellungstermin;

  
  

• Maßnahmen, die nach dem Training ergriffen werden müssen.

  
  

Ein Mitarbeiter ist eher bereit, ein Modul zu öffnen, wenn er versteht, warum es benötigt wird und wie lange es dauern wird.

Beziehen Sie interne Experten ein

Microlearning ermöglicht es Ihnen, Mitarbeitererfahrungen schnell in nützliche Inhalte umzuwandeln.

Ein Experte kann eine kurze Demonstration aufzeichnen, einen komplexen Fall beschreiben oder die richtige Abfolge von Aktionen zeigen. Das Lernteam hilft dabei, das Material zu strukturieren, unnötige Informationen zu entfernen und eine Bewertung hinzuzufügen.

Dieser Ansatz eignet sich besonders für Themen, die sich häufig ändern oder von der Praxiserfahrung abhängen.

Gleichzeitig müssen alle Materialien die Prüfung bestehen. Die persönliche Arbeitsweise des Sachverständigen entspricht nicht immer dem anerkannten Unternehmensstandard.

Halten Sie den Unterricht auf dem neuesten Stand

Kurze Module lassen sich leichter upgraden als lange Kurse. Wenn sich ein Schritt des Prozesses geändert hat, können Sie die entsprechende Lektion bearbeiten, ohne das gesamte Programm neu schreiben zu müssen.

Bestimmen Sie für jedes Material:

• die für den Inhalt verantwortliche Person;

  
  

• Veröffentlichungsdatum;

  
  

• Datum der letzten Überprüfung;

  
  

• Verfahrensversion;

  
  

• nächstes Überprüfungsdatum.

  
  

Legen Sie nach einer Aktualisierung fest, wer das Modul erneut bearbeiten muss. Ist die Änderung kritisch, informieren Sie die betroffenen Mitarbeiter und setzen Sie eine Frist.

Bewerten Sie das praktische Ergebnis

Die Anzahl der abgeschlossenen Lektionen zeigt nicht, ob das Gelernte für den Job nützlich war.

Analysieren:

• wie viele Mitarbeiter das Modul geöffnet haben;

  
  

• wie viele haben es abgeschlossen;

  
  

• wie lange es bis zur Fertigstellung gedauert hat;

  
  

• welche Fragen Schwierigkeiten bereiteten;

  
  

• ob die praktische Handlung durchgeführt wurde;

  
  

• ob die Anzahl relevanter Fehler zurückgegangen ist;

  
  

• ob sich die Qualität der Arbeit verändert hat;

  
  

• ob Mitarbeiter zu Arbeitshilfen zurückkehren.

  
  

Wenn die Lektion beispielsweise aufgrund von Fehlern im CRM erstellt wurde, muss nach dem Start nicht nur das Testergebnis, sondern auch die Vollständigkeit der Daten im System überprüft werden.

Wie WeStudy bei der Organisation von Mikrolernen hilft

In WeStudy können Kurzlektionen mit Texten, Videos, Präsentationen, Dokumenten, Tests und praktischen Übungen kombiniert werden.

Die Mikromodule lassen sich zu aufeinander aufbauenden Lernpfaden verbinden, einzelnen Benutzern oder Gruppen zuweisen und nach einem Zeitplan freischalten.

Manager und Administratoren können die Aktivitäten, Fortschritte und Ergebnisse der Mitarbeiter sehen. Einzelne Lektionen können problemlos aktualisiert werden, wenn sich ein Produkt, eine Regel oder ein Arbeitsverfahren ändert.

Identifizieren Sie die häufigsten Fehler, die Mitarbeiter machen, und erstellen Sie eine kurze Lektion, die die richtige Aktion erklärt, ein Beispiel zeigt und mit einem praktischen Test endet.