So organisieren Sie obligatorische Mitarbeiterschulungen und -zertifizierungen

Eine obligatorische Schulung soll Informationen vermitteln und bestätigen, dass die Mitarbeiter die Regeln gelesen, kritische Anforderungen verstanden haben und sie bei der Arbeit richtig anwenden können.

Programme können Arbeitssicherheit, Informationssicherheit, Schutz personenbezogener Daten, interne Verfahren, Kundenservice, Gerätebetrieb, Qualitätsstandards und professionelle Zertifizierung umfassen.

Es reicht nicht aus, ein Richtliniendokument hochzuladen und einen Mitarbeiter aufzufordern, auf „Lesen“ zu klicken.

Ein zuverlässiges Programm benötigt eine klare Struktur, aktuelle Materialien, Bewertungen, aufgezeichnete Ergebnisse und Regeln für Wiederholungsschulungen.

Bestimmen Sie den Zweck der obligatorischen Schulung

Bevor Sie einen Kurs erstellen, müssen Sie verstehen, welches Ergebnis bestätigt werden soll.

Ein Mitarbeiter muss möglicherweise:

• eine neue Regel überprüfen;

  
  

• erinnern Sie sich an eine Abfolge von Aktionen;

  
  

• lernen, eine gefährliche Situation zu erkennen;

  
  

• praktische Fähigkeiten nachweisen;

  
  

• Berufsqualifikationen bestätigen;

  
  

• die Erlaubnis für eine bestimmte Art von Arbeit erhalten.

  
  

Das Prüfungsformat hängt vom Ziel ab. Für die Einführung in eine Richtlinie können ein kurzer Test und eine elektronische Bestätigung genügen. Soll ein Mitarbeiter ein Gerät sicher bedienen, reicht ein Test allein nicht aus: Dafür ist eine praktische Aufgabe oder eine Überprüfung durch einen Mentor erforderlich.

Benennen Sie die Verantwortlichen

Für ein Pflichtprogramm müssen klare Verantwortlichkeiten festgelegt sein.

Der Inhaltsverantwortliche überwacht die Relevanz von Regeln und Regulierungsdokumenten. Der Autor des Kurses setzt die Anforderungen in verständliches Lehrmaterial um. Der LMS-Administrator weist das Programm Benutzern zu, legt Fristen fest und erstellt Berichte. Der Referatsleiter überwacht die termingerechte Fertigstellung. Ein Mentor oder Experte prüft die praktischen Maßnahmen.

Notieren Sie für jedes Programm Folgendes:

• wer den Inhalt genehmigt;

  
  

• wer die Materialien aktualisiert;

  
  

• wer Schulungen zuweist;

  
  

• , der die Ergebnisse überprüft;

  
  

• wer entscheidet, ob ein Mitarbeiter berechtigt ist, die Arbeit auszuführen;

  
  

• , der die Rezertifizierung überwacht.

  
  

Diese Aufteilung der Verantwortung trägt dazu bei, eine Situation zu vermeiden, in der ein Kurs offiziell existiert, aber niemand seine Relevanz überwacht.

Komponenten eines zuverlässigen Programms

Ein Pflichtkurs sollte Folgendes umfassen:

• die aktuelle Version von Richtlinien- oder Regulierungsmaterialien;

  
  

• ein klares Lernziel;

  
  

• definierte Zielgruppe;

  
  

• Start- und Enddatum;

  
  

• Test mit einer festgelegten Mindestpunktzahl;

  
  

• Begrenzung der Anzahl der Versuche nach Bedarf;

  
  

• Bestätigung praktischer Maßnahmen;

  
  

• Zertifikat oder andere Abschlussbescheinigung;

  
  

• Gültigkeitszeitraum des Ergebnisses;

  
  

• ein Wiederholungstrainingsplan;

  
  

• Verfahren bei unbefriedigendem Ergebnis.

  
  

Definieren Sie diese Bedingungen vor dem Start. Die Mitarbeiter verstehen dann, was von ihnen erwartet wird, und die Führungskräfte können das gesamte Team einheitlich beurteilen.

Verwandeln Sie das Regulierungsdokument in Schulungsmaterial

Ein juristisches oder technisches Dokument ist nicht immer lernförderlich. Lange Formulierungen, Verweise auf andere Bestimmungen und komplexe Terminologie erschweren das Verständnis.

Extrahieren Sie die wichtigsten Regeln aus dem Dokument und erklären Sie sie im Klartext:

• was der Mitarbeiter tun soll;

  
  

• was man nicht tun sollte;

  
  

• in welchen Situationen die Regel gilt;

  
  

• an wen man sich in einem schwierigen Fall wenden kann;

  
  

• Welche Folgen hat ein Fehler?

  
  

Das vollständige Regulierungsdokument kann dem Kurs als ergänzendes Material beigefügt werden. Im Unterricht selbst lohnt es sich, die für die richtige Entscheidung und sicheres Verhalten notwendigen Informationen zu hinterlassen.

Ändern Sie den Inhalt der Anforderungen während der Vereinfachung nicht. Wenn bestimmte Formulierungen eine rechtliche Bedeutung haben, geben Sie diese gesondert an und fügen Sie eine klare Erläuterung bei.

Verwenden Sie Arbeitsplatzbeispiele

Arbeiter lernen die Regeln leichter, wenn sie die reale Situation sehen.

Zeigen Sie beispielsweise nach der Erläuterung der Datenschutzrichtlinie, was zu tun ist, wenn eine verdächtige E-Mail empfangen wird. Demonstrieren Sie nach der Sicherheitsunterweisung die richtigen und falschen Vorgehensweisen beim Betrieb des Geräts. Fügen Sie in einem Kundendienstkurs einen Beispieldialog hinzu und bitten Sie die Teilnehmer, die richtige Antwort auszuwählen.

Ein gutes Beispiel sollte Folgendes umfassen:

1. Beschreibung der Situation;

   
   

2. mögliche Handlungen des Mitarbeiters;

   
   

3. richtige Entscheidung;

   
   

4. Erläuterung der Konsequenzen;

   
   

5. Link zur entsprechenden Regel.

   
   

Zeigen Sie anhand realer, anonymisierter Fälle aus der Unternehmenserfahrung, warum Anforderungen im Arbeitsalltag wichtig sind.

Richten Sie einen Wissenscheck ein

Bewerten Sie eher das Verständnis als die Fähigkeit, sich Formulierungen zu merken.

Fügen Sie Fragen hinzu, in denen der Mitarbeiter die richtige Aktion in einer bestimmten Situation ermitteln muss. Vermeiden Sie offensichtliche Antworten und komplexe Formulierungen, die keinen Bezug zum Bildungsziel haben.

Bevor Sie beginnen, definieren Sie Folgendes:

• Anzahl der Fragen;

  
  

• bestandene Note;

  
  

• Anzahl der erlaubten Versuche;

  
  

• wenn richtige Antworten aufgedeckt werden;

  
  

• Zeit für die Fertigstellung;

  
  

• Maßnahmen nach einem unbefriedigenden Ergebnis.

  
  

Wenn ein Mitarbeiter den Test nicht besteht, kann das System kritische Lektionen zur Wiederholung zuweisen. Bei komplexen Programmen empfiehlt es sich, eine Beratung durch einen Experten oder eine zusätzliche praktische Aufgabe vorzusehen.

Verwenden Sie für Bereiche mit hoher Verantwortung zufällige Fragensätze, um das Auswendiglernen bei wiederholten Versuchen zu reduzieren.

Testen Sie praktische Fähigkeiten

Nicht alle Kompetenzen können durch einen Test beurteilt werden. Ein Mitarbeiter beantwortet möglicherweise eine Frage richtig, macht aber bei der eigentlichen Arbeit einen Fehler.

Die praktische Bestätigung kann Folgendes umfassen:

• Durchführung des Verfahrens vor dem Mentor;

  
  

• lädt ein Foto des Ergebnisses hoch;

  
  

• Videodemonstrationsaufzeichnung;

  
  

• Lösung eines Arbeitsplatzfalls;

  
  

• Rollenspielübung;

  
  

• Bewertung anhand einer Checkliste;

  
  

• Bestätigung des Vorgesetzten.

  
  

Definieren Sie vorab Bewertungskriterien. Der Mentor muss verstehen, welche Aktionen zwingend erforderlich sind, welche Fehler kritisch sind und unter welchen Bedingungen die Aufgabe wiederholt werden muss.

Legen Sie Fristen fest

Im Programm sollte klar angegeben sein, wer die Schulung bis zu welchem Datum abschließen muss.

Der Begriff kann von der Situation abhängen:

• vor dem ersten Werktag;

  
  

• während des Onboardings;

  
  

• bevor die Erlaubnis zum Betrieb von Geräten erteilt wird;

  
  

• bevor ein neuer Prozess gestartet wird;

  
  

• nach Änderung der internen Regeln;

  
  

• bevor das aktuelle Zertifikat abläuft.

  
  

Legen Sie nicht die gleiche Frist für das gesamte Unternehmen fest, wenn das Programm nur für bestimmte Rollen gilt. Bilden Sie Gruppen nach Position, Abteilung, Standort oder Verantwortungsebene.

Senden Sie Erinnerungen nach dem Auftrag, einige Tage vor Ablauf der Frist und wenn die Schulung überfällig ist. Informieren Sie Vorgesetzte über Mitarbeiter, die die Schulung nicht rechtzeitig abgeschlossen haben.

Stellen Sie ein Zertifikat aus, nachdem alle Bedingungen erfüllt sind

Ein Zertifikat sollte ein bestimmtes Ergebnis bestätigen und nicht lediglich, dass der Kurs geöffnet wurde.

Vor der Ausstellung eines Zertifikats muss der Mitarbeiter:

• Pflichtmaterialien anzeigen;

  
  

• den Test mit dem erforderlichen Ergebnis bestehen;

  
  

• eine praktische Aufgabe ausführen, sofern diese vorgesehen ist;

  
  

• die Genehmigung der verantwortlichen Person einholen.

  
  

Im Zertifizierungsdatensatz ist es wünschenswert, den Namen des Programms, den Namen des Mitarbeiters, das Abschlussdatum, das erzielte Ergebnis, den Gültigkeitszeitraum und die Version der Schulungsmaterialien zu speichern.

Wenn das Zertifikat eine begrenzte Gültigkeitsdauer hat, sollte das System vorab an die Notwendigkeit einer Wiederholungsschulung erinnern.

Rezertifizierung veranlassen

Die einmalige Durchsicht garantiert nicht, dass das Wissen aktuell bleibt. Verfahren, Geräte, rechtliche Anforderungen und Risiken können sich ändern.

Legen Sie die Wiederholungsschulungshäufigkeit fest: einmal im Jahr, alle zwei Jahre oder nach einem bestimmten Ereignis. Die Häufigkeit sollte dem Risikograd und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Ein Wiederholungskurs muss nicht unbedingt das erste Programm vollständig duplizieren. Wenn sich die Grundregeln nicht geändert haben, kann ein kurzes Modul verwendet werden, das die kritischen Anforderungen in Erinnerung ruft und deren Anwendung überprüft.

Eine vollständige Wiederholungsschulung ist angebracht, wenn:

• das Verfahren hat sich erheblich geändert;

  
  

• neue Ausrüstung erschien;

  
  

• der Arbeitnehmer hat die entsprechende Arbeit längere Zeit nicht ausgeführt;

  
  

• ein Verstoß wurde aufgezeichnet;

  
  

• vorherige Zertifizierung ist abgelaufen;

  
  

• durch interne oder externe Regeln erforderlich.

  
  

Halten Sie die Materialien auf dem neuesten Stand

Für jeden Pflichtkurs müssen eine verantwortliche Person und ein nächster Überprüfungstermin festgelegt sein. Warten Sie nicht darauf, dass Mitarbeiter veraltete Informationen selbst entdecken.

Für Materialien ist es sinnvoll, Folgendes aufzubewahren:

• Editionsnummer oder Name;

  
  

• Genehmigungsdatum;

  
  

• Veröffentlichungsdatum;

  
  

• der Autor der Änderungen;

  
  

• Liste der aktualisierten Regeln;

  
  

• nächstes Überprüfungsdatum.

  
  

Stellen Sie nach einer Verfahrensänderung fest, ob es ausreicht, die Mitarbeiter über die Aktualisierung zu informieren, oder ob eine Wiederholung der Lektion oder der gesamte Kurs geplant werden sollte.

Wesentliche Änderungen sollten gesondert erläutert werden: Was genau hat sich geändert, warum und wie soll sich der Mitarbeiter jetzt verhalten.

Führen Sie einen Ergebnisverlauf

Das Unternehmen muss schnell nachvollziehen können, wer die Schulung wann und mit welchem Ergebnis abgeschlossen hat.

Es ist wünschenswert, im Bericht zu sehen:

• zugewiesene Benutzer;

  
  

• Abschlussstatus;

  
  

• Start- und Enddatum;

  
  

• Anzahl der Versuche;

  
  

• Testergebnis;

  
  

• Durchführung einer praktischen Aufgabe;

  
  

• ausgestelltes Zertifikat;

  
  

• seine Gültigkeitsdauer;

  
  

• Kursversion;

  
  

• überfällige Schulungsprogramme.

  
  

Historische Ergebnisse nicht mit einem neuen Datensatz überschreiben. Wenn ein Mitarbeiter erneut zertifiziert wird, sollten frühere Ergebnisse verfügbar bleiben.

Analysieren Sie die Fehlerursachen

Wenn viele Arbeitnehmer eine Frage falsch beantworten oder einen bestimmten Schritt einer praktischen Aufgabe nicht abschließen, liegt das Problem möglicherweise am Schulungsmaterial selbst.

Prüfen:

• ob die Regel klar genug erklärt wird;

  
  

• ob die Frage dem Inhalt der Lektion entspricht;

  
  

• ob der Wortlaut mehrdeutig ist;

  
  

• ob der Mitarbeiter Zugriff auf die erforderlichen Ressourcen hat;

  
  

• ob das beschriebene Vorgehen der realen Arbeit entspricht.

  
  

Die Analyse der Ergebnisse hilft, das Programm zu verbessern und die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen.

Wie WeStudy bei der Organisation der Zertifizierung hilft

Mit WeStudy können Sie Dokumente, Videos, Präsentationen, Tests, praktische Aufgaben und Zertifikate in einem einzigen Bildungsprogramm kombinieren.

Der Administrator kann Kurse einzelnen Benutzern und Gruppen zuweisen, Fristen steuern, Fortschritte und Ergebnisse von Wissenstests anzeigen. Führungskräfte erhalten Informationen über Mitarbeiter, die eine Schulung abgeschlossen haben, sich noch in der Schulung befinden oder zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen.

Aktualisierungen können an einzelnen Lektionen vorgenommen werden, ohne das Programm komplett neu zu schreiben. Dies trägt dazu bei, die Materialien auf dem neuesten Stand zu halten und schnell eine Neuschulung zuzuweisen, wenn sich kritische Anforderungen ändern.

Finden Sie heraus, ob Sie schnell beantworten können, wer wann, mit welcher Version des Programms und mit welchem ​​Ergebnis die Pflichtschulung absolviert hat.