Mit Nutzern im WeStudy-CRM arbeiten

Im Bereich „Nutzer“ verwaltest du die Profile auf der Lernplattform: Du findest Personen, prüfst ihre Daten und Lernaktivität, erstellst Profile und fügst Nutzer zu Kursen hinzu.

Die Abbildungen enthalten fiktive Beispieldaten zum Thema KI. Namen von Kontakten, Verantwortlichen, Kursen und angepassten Phasen können in deinem Konto abweichen.

Das Beispiel dieser Anleitung. Du betreibst eine KI-Akademie. Olena Koval lernt ChatGPT, Maksym Bondar interessiert sich für KI im Unternehmen und Iryna Melnyk für Automatisierung. Alle Namen, Kontakte und Lernangebote in den Abbildungen sind Beispiele.

1. Öffne die Nutzerliste

1. Suche im linken Menü nach CRM.

2. Klappe das Untermenü bei Bedarf mit dem Pfeil auf.

3. Wähle Nutzer.

Eine Profiltabelle wird geöffnet. Darüber findest du Suche, Filter und „Hinzufügen“. Mit den Kontrollkästchen links wählst du Personen für eine Sammelaktion aus.

Nutzerliste mit Beispieldaten und KI-bezogenen Tags. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Bedeutung der Spalten

• Name

  Vor- und Nachname, Profilbild und E-Mail-Adresse. Prüfe vor einer Aktion auch die E-Mail-Adresse, da mehrere Personen denselben Namen haben können.

• Telefon

  Die Nummer, sofern angegeben. Ein leeres Feld bedeutet, dass in diesem Datensatz keine Nummer angezeigt wird.

• Letzter Zugriff

  Datum und Uhrzeit des letzten vom System angezeigten Zugriffs. Daraus lässt sich der letzte Plattformbesuch erkennen, aber kein Kursabschluss bestätigen.

• Kurse

  Anzahl der dem Nutzer zugeordneten Kurse. Verwende den Filter „Kurse“, um einen bestimmten Kurs auszuwählen.

• Webinare

  Anzahl der dem Nutzer zugeordneten Webinare. Prüfe Teilnahme und Zahlung mit den entsprechenden Filterbedingungen.

• Tags

  Kurze Kennzeichnungen zur Organisation der Datenbank, etwa „ChatGPT“, „KI für Bildung“ oder „Automatisierung“.

• Drei Punkte

  Aktionsmenü einer bestimmten Zeile. Prüfe vor der Auswahl, zu welchem Nutzer es gehört.

Unten in der Tabelle wählst du die Zeilenzahl pro Seite. Die Pfeile neben dem Zähler wechseln die Seite. Ein fehlender Datensatz kann auf einer anderen Seite liegen oder durch Suche oder Filter ausgeschlossen sein.

2. Finde einen Nutzer

1. Klicke auf das Feld Suche über der Tabelle.

2. Gib Angaben zur Person ein, etwa Name oder E-Mail-Adresse.

3. Vergleiche die Ergebnisse anhand von Name und E-Mail-Adresse.

4. Leere das Suchfeld, um die gesamte Liste anzuzeigen. Bleibt die Auswahl eingeschränkt, prüfe auch die Filter.

Beispiel: Prüfe vor der Erstellung von Olenas Profil, ob ihre E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist. So vermeidest du doppelte Einträge.

3. Filtere Personen nach Kurs oder Webinar

1. Klicke neben dem Suchfeld auf die Filtereinstellungen.

2. Klappe den benötigten Bereich auf.

3. Wähle Werte und gegebenenfalls zusätzliche Bedingungen.

4. Klicke auf Speichern.

5. Prüfe die anhand deiner Bedingungen angezeigte Liste.

Bereich für einfache Nutzerfilter. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Suche

  Suchbasierte Auswahl im Segmentierungsbereich.

• Kurse

  Auswahl der Teilnehmenden eines Kurses, etwa „ChatGPT: Von den Grundlagen zur Praxis“.

• Kursbedingungen

  Zusätzliche Bedingungen wie „Kurs bezahlt“, „Zertifikat erhalten“ und „Kurs abgeschlossen“.

• Webinare

  Auswahl von Personen, die einem bestimmten Webinar zugeordnet sind.

• Webinarbedingungen

  Bedingungen wie „Webinar bezahlt“, „Teilgenommen“ und „Im Chat geschrieben“.

Beispiel: Um mit Absolventen eines ChatGPT-Kurses zu arbeiten, wähle den Kurs und „Kurs abgeschlossen“. Prüfe die Liste vor einer Sammelaktion.

Zusätzliche Bedingungen zur Kurssegmentierung. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Um die Auswahlbedingungen zu entfernen, verwende Leeren in den Filtern und speichere die Änderungen, falls der Bereich geöffnet bleibt. Prüfe den Suchtext über der Tabelle gesondert.

Erweiterter Modus

Im Filterbereich gibt es den Link Erweiterten Modus öffnen. Hier erstellst du Bedingungen aus einem Parameter, einem verfügbaren Operator und einem Wert.

1. Öffne den erweiterten Modus.

2. Wähle in einer Bedingungszeile einen Parameter.

3. Wähle einen vom System angebotenen Operator und gib einen Wert ein.

4. Klicke bei Bedarf auf Bedingung hinzufügen. Entferne unnötige Zeilen mit dem Papierkorb.

5. Speichere die Einstellungen und prüfe das Ergebnis.

Füge Bedingungen schrittweise hinzu. Wird die Liste nach einer neuen Bedingung leer, prüfe deren Wert und die Vereinbarkeit mit den bisherigen Bedingungen.

4. Erstelle ein Nutzerprofil manuell

1. Klicke auf Hinzufügen oben rechts.

2. Wähle Nutzerprofil erstellen.

3. Fülle die Daten im Seitenbereich aus.

4. Prüfe E-Mail-Adresse und weitere Eingaben.

5. Klicke auf Hinzufügen unten im Formular.

6. Finde das neue Profil in der Tabelle und prüfe die gespeicherten Daten.

Formular zum Erstellen eines Nutzerprofils. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Profilbild

  Füge ein Bild hinzu oder ziehe es in das Feld. Das Formular empfiehlt 600 × 600 Pixel.

• Vorname, Nachname

  Gib Daten ein, anhand derer dein Team die Person erkennt.

• Passwort

  Passwortfeld des Profils. Beachte die Anforderungen und Hinweise des aktuellen Formulars. Speichere Passwörter nicht in Tags, Beschreibungen von Verkaufschancen oder Notizen.

• E-Mail

  Im Formular gekennzeichnetes Pflichtfeld. Prüfe die Adresse vor dem Speichern.

• Telefon

  Gib eine aktuelle Nummer ein, sofern vorhanden.

• Geburtsdatum und weitere Felder darunter

  Scrolle nach unten und prüfe zusätzliche Felder. Fülle sie anhand der vorhandenen Informationen und Systemhinweise aus.

Profilerstellung und Kurszugang sind getrennte Aktionen. Prüfe nach der Profilerstellung, ob die Person dem richtigen Kurs hinzugefügt wurde. Ein CRM-Profil bestätigt keinen Zugriff auf alle Lernmaterialien.

5. Importiere Nutzer aus Excel

Um mehrere Profile zu übertragen, öffne Hinzufügen → Nutzer importieren. Der Assistent hat vier Schritte: Datei → Spalten → Prüfung → Ergebnis.

Erster Schritt des Nutzerimports aus Excel. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

1. Bereite die Datei vor. Lade die Vorlage möglichst direkt im Nutzerimport herunter. Unterstützt werden .xls und .xlsx. Laut Formular gelten maximal 12 MB und 50.000 Zeilen.

2. Lade die Datei hoch. Klicke auf den Dateibereich oder ziehe die Tabelle hinein.

3. Ordne die Spalten zu. Prüfe im Schritt „Spalten“ den Inhalt jeder Spalte. Ordne Vorname, Nachname und E-Mail besonders sorgfältig zu.

4. Prüfe die Daten. Bearbeite im Schritt „Prüfung“ die Hinweise des Assistenten. Korrigiere Fehler und prüfe die Daten erneut mit den verfügbaren Schaltflächen.

5. Schließe den Import ab. Prüfe danach den Schritt „Ergebnis“. Vergleiche die Zusammenfassung mit der geplanten Zeilenzahl.

6. Prüfe die Profile. Kehre zur Liste zurück und suche mehrere importierte Nutzer anhand ihrer E-Mail-Adresse.

Teste einen großen Import zunächst mit wenigen Datensätzen. Gehe nicht davon aus, dass erneutes Hochladen vorhandene Profile automatisch aktualisiert. Prüfe zuerst den Umgang mit Übereinstimmungen und die Ergebnisanzeige.

6. Führe eine Sammelaktion aus

1. Suche oder filtere die benötigten Nutzer.

2. Markiere die passenden Zeilen.

3. Öffne das Menü Sammelaktionen, das nach der Auswahl erscheint.

4. Wähle die gewünschte Aktion, etwa das Hinzufügen zu einem Kurs.

5. Gib einen oder mehrere Kurse an und bestätige mit der verfügbaren Schaltfläche.

6. Prüfe das Ergebnis bei den ausgewählten Profilen.

Verwende das Kontrollkästchen im Tabellenkopf erst nach Prüfung des Auswahlumfangs. Gehe nicht davon aus, dass alle Datenbankseiten erfasst werden. Verfügbare Sammelaktionen hängen möglicherweise von Menü und Einstellungen ab.

7. Verwende einheitliche Tags

Ein Tag beschreibt eine Person kurz, etwa „KI für Bildung“ oder „Beratung benötigt“. Er erscheint als helles, abgerundetes Feld. Die Tag-Spalte hilft, Interessen schnell zu erkennen.

Vereinbart im Team einheitliche Namen: Nutzt „KI für Unternehmen“ statt mehrerer ähnlicher Varianten. Die Anleitung zum gemeinsamen Zuweisen und Entfernen von Tags findest du unter „Kontakte“.

8. Probleme lösen

Nutzer nicht gefunden

Leere die Suche, prüfe Filter und weitere Tabellenseiten und vergleiche die E-Mail-Adresse mit den Ausgangsdaten.

Formular wird nicht gespeichert

Prüfe die Hinweise an den Feldern. Kontrolliere zuerst die erforderliche E-Mail-Adresse, ihr Format und weitere gekennzeichnete Anforderungen.

Datei wird nicht hochgeladen

Prüfe Dateiendung, Größe und Zeilenzahl. Eine Fehlermeldung bestätigt keine Profilerstellung. Prüfe die Liste, bevor du den Import wiederholst.

Person ist im CRM, sieht den Kurs aber nicht

Prüfe die Kurszuordnung des Profils und stelle anhand der E-Mail-Adresse sicher, dass die richtige Person ausgewählt ist.

9. Prüfe dein Wissen

• Du findest Profile anhand der Personendaten.

• Du verstehst die Tabellenspalten und den Unterschied zwischen Profil und Lernzugang.

• Du kannst ein Profil erstellen und dessen Erscheinen prüfen.

• Du prüfst die ausgewählten Zeilen vor Sammelaktionen.

• Nach dem Import prüfst du die Zusammenfassung und mehrere erstellte Profile.