Verkaufschancen und Pipelines im WeStudy-CRM verwalten

Eine Verkaufschance begleitet eine konkrete Kundenanfrage vom Erstkontakt bis zum Ergebnis, etwa „ChatGPT-Schulung fürs Team“ oder „KI-Beratung fürs Marketing“.

Die Abbildungen enthalten fiktive Beispieldaten zum Thema KI. Namen von Kontakten, Verantwortlichen, Kursen und angepassten Phasen können in deinem Konto abweichen.

• Kontakt

  Die Person, mit der du arbeitest: Olena Koval.

• Verkaufschance

  Ihre konkrete Anfrage: ChatGPT-Schulung fürs Team.

• Pipeline

  Der Prozess für solche Anfragen: „KI-Schulung“.

• Phase

  Der aktuelle Stand im Prozess: „Beratung“.

• Verantwortlicher

  Die zuständige Person in deinem Team.

• Aktivität

  Eine geplante Handlung: anrufen und ein KI-Programm abstimmen.

1. Öffne „Verkaufschancen“

1. Klappe im linken Menü CRM.

2. Wähle Verkaufschancen.

Oben findest du „Nur meine“, Filter, Pipeline-Auswahl, Tabellen- und Boardansicht sowie „Verkaufschance erstellen“. Ohne Einträge bietet die leere Ansicht das Erstellen der ersten Verkaufschance an.

KI-bezogene Verkaufschancen in Tabellenansicht. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

2. Erstelle eine Verkaufschance

1. Klicke auf Verkaufschance erstellen.

2. Gib der Anfrage einen verständlichen Namen.

3. Wähle Pipeline für die Bearbeitung der Verkaufschance.

4. Wähle Kontakt des Kunden und den Verantwortlichen.

5. Beschreibe Bedarf, erwartetes Ergebnis und bisherige Vereinbarungen.

6. Klicke auf Speichern.

7. Öffne den Eintrag und prüfe Kontakt, Pipeline, Phase und Zuständigkeit.

Ausfüllen des Formulars für eine Verkaufschance. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Name

  Beschreibe die Anfrage, etwa „ChatGPT-Schulung für den Vertrieb“. „Neue Verkaufschance“ erklärt den Inhalt nicht.

• Pipeline

  Wähle den passenden Prozess: Schulung, Beratung oder einen anderen eingerichteten Bereich.

• Kontakt

  Wähle den Kunden. Fehlt er, prüfe oder erstelle zuerst seinen Eintrag unter „Kontakte“.

• Verantwortlicher

  Bestimme die zuständige Person. Beispielnamen auf Screenshots bestätigen keine vorhandenen Mitarbeitenden in deinem Konto.

• Beschreibung

  Halte Bedarf und Kontext fest. Der Editor bietet Formatierung, Listen und Links.

Beispielbeschreibung: „Ein Team mit zwölf Personen möchte ChatGPT für E-Mails und Besprechungszusammenfassungen nutzen. In der Beratung sollen praktische Übungen und Schulungsformat besprochen werden.“

3. Verstehe die Detailkarte

Öffne eine Verkaufschance. Die Seitenkarte zeigt Name, Pipeline, aktuelle Phase und die Tabs Informationen, Aktivitäten, Notizen, Verlauf.

Detailkarte mit Kundendaten, Parametern und Schnellaktionen. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Informationen: Kontakt, Phase, Pipeline, Zuständigkeit, geplantes Datum, Abschluss-, Erstellungs- und Aktualisierungsdatum sowie Beschreibung.

• Aktivitäten: Aktionen, die zur Verkaufschance gehören.

• Notizen: Arbeitsnotizen zur Verkaufschance.

• Verlauf: die vom System angezeigten Ereignisse.

„Nicht angegeben“ bedeutet, dass ein Datumswert fehlt. „Ohne Datum“ in der Tabelle heißt ebenfalls, dass kein geplantes Datum angezeigt wird.

Schnellaktionen

• Bearbeiten

  Ändere die Daten, speichere und prüfe die Karte.

• Kundenkarte öffnen

  Öffne die Informationen zur zugeordneten Person.

• Aktivitäten

  Prüfe oder organisiere die nächsten Schritte.

• Notiz hinzufügen

  Halte ein Gesprächsergebnis oder eine wichtige Vereinbarung fest.

Trenne nach einem Gespräch Erkenntnisse und offene Aufgaben: Erkenntnisse gehören in eine Notiz, weitere Schritte in eine Aktivität.

4. Nutze die Tabelle der Verkaufschancen

Die Tabelle vergleicht viele Einträge anhand von Name, Kontakt, Pipeline, Phase, Zuständigkeit, letzter Aktivität und geplantem Datum.

1. Klicke oben auf das Tabellensymbol.

2. Wähle bei Bedarf eine Pipeline oder „Alle Pipelines“.

3. Prüfe die Spalten und scrolle gegebenenfalls horizontal.

4. Öffne zum Phasenwechsel die Auswahl in der Zeile und wähle eine verfügbare Phase.

5. Prüfe, ob die neue Phase in der Zeile erscheint.

Ändere Phasen bei tatsächlichem Fortschritt, etwa von „Neue Anfrage“ zu „Beratung“, sobald dieser Arbeitsschritt beginnt.

5. Arbeite mit dem Phasen-Board

1. Wähle oben die benötigte Pipeline.

2. Klicke auf das Board-Symbol neben der Tabellenansicht.

3. Prüfe die Phasenspalten und die Anzahl der Einträge.

4. Öffne die benötigte Karte, um Details zu bearbeiten.

Verkaufschancen nach Phasen der ausgewählten Pipeline. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Die Board-Karte zeigt Name, Datum, Kontakt und Zuständigkeit. Scrolle bei vielen Spalten horizontal. Grüne oder rote Abschlussspalten kennzeichnen unterschiedliche Ergebnisse.

Nutze für den hier belegten Phasenwechsel die Phasenauswahl in der Tabelle. Kehre danach zum Board zurück und prüfe die Position.

6. Erstelle eine Pipeline für deinen Prozess

1. Öffne oben die Pipeline-Auswahl.

2. Klicke auf Neue Pipeline erstellen.

3. Gib einen Namen ein, etwa „KI-Beratung“.

4. Wähle Symbol und Farbe.

5. Richte die Phasen ein.

6. Klicke auf Speichern.

7. Prüfe, ob die Pipeline in der Liste und bei der Erstellung von Verkaufschancen verfügbar ist.

Pipeline-Formular mit Name, Farbe und Phasen. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Name und Typ der Phase

Eine Phase hat einen Teamnamen und einen Zustandstyp. Das Formular zeigt Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erfolg, Misserfolg. Wähle den Typ nach Bedeutung statt nur nach Farbe.

• Neue Anfrage

  Typ: Nicht begonnen

  Verwendung: Die Anfrage liegt vor, die Arbeit hat noch nicht begonnen.

• Beratung

  Typ: In Bearbeitung

  Verwendung: Du ermittelst den Kundenbedarf.

• KI-Demo

  Typ: In Bearbeitung

  Verwendung: Du zeigst ein praktisches KI-Szenario.

• Abstimmung

  Typ: In Bearbeitung

  Verwendung: Ihr stimmt Programm, Termine oder Bedingungen ab.

• Bezahlt

  Typ: Erfolg

  Verwendung: In eurem Prozess ist die bestätigte Zahlung das erfolgreiche Ergebnis.

• Absage

  Typ: Misserfolg

  Verwendung: Die Verkaufschance endet ohne das erwartete Ergebnis.

Dies ist eine Beispielstruktur für KI-Angebote. Die Bezeichnungen „Bezahlt“ und „Erfolg“ bestätigen keinen Zahlungsvorgang. Wechsle erst nach Prüfung des tatsächlichen Ereignisses in diese Phase.

Die Schaltfläche Phase hinzufügen ergänzt eine Phase. Ziehgriffe ändern die Reihenfolge, Drei-Punkte-Menüs bieten Aktionen. Prüfe vor dem Speichern Namen, Reihenfolge und Typ jeder Phase.

7. Finde Verkaufschancen mit Filtern

1. Klicke auf Filter.

2. Gib Zuständigkeit, Kontakt, Phase oder einen Zeitraum unter „Geplant für“ an.

3. Trage für einen Zeitraum Anfangs- und Enddatum ein.

4. Klicke auf Anwenden.

5. Prüfe die Ergebnisliste.

Filter nach Zuständigkeit, Kontakt, Phase und geplantem Datum. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Nur meine zeigt nur der aktuellen Person zugeordnete Verkaufschancen. Auch die Pipeline-Auswahl grenzt ein. Prüfe diese Einstellungen zusammen mit den Filtern.

Die Tabelle enthält „Alle“, „Heute“, „Geplant“, „Überfällig“ und „Abgeschlossen“. Damit öffnest du passende Gruppen schnell. Das Board kann weniger Tabs haben.

Öffne zum Entfernen von Bedingungen die Filter, klicke auf Leeren und wende die Änderungen an. Bei leerem Ergebnis ist gegebenenfalls Filter zurücksetzen verfügbar. Prüfe außerdem „Nur meine“, den aktiven Tab und die Pipeline.

8. Beispiel eines vollständigen KI-Anfrageprozesses

1. Finde oder erstelle den Kontakt Olena Koval.

2. Erstelle „ChatGPT-Schulung fürs Team“ in der Pipeline „KI-Schulung“.

3. Weise eine zuständige Person zu.

4. Beschreibe den Bedarf: zwölf Mitarbeitende, E-Mails und Besprechungszusammenfassungen.

5. Plane „Anruf: ChatGPT-Szenarien fürs Team besprechen“.

6. Ergänze nach dem Gespräch eine Notiz und aktualisiere die Phase.

7. Plane bei Bedarf eine KI-Demo oder ein Abstimmungsgespräch.

8. Wähle nach Feststellung des tatsächlichen Ergebnisses die passende Abschlussphase.

9. Häufige Fragen

Warum ist eine Verkaufschance aus der Liste verschwunden?

Prüfe Pipeline, Filter, Tab und „Nur meine“. Nach einem Phasenwechsel kann der Eintrag aus der Auswahl fallen.

Warum sehe ich die Verkaufschance nicht auf dem Board?

Prüfe die Pipeline, scrolle durch alle Spalten und kontrolliere die Phase in der Tabelle.

Warum ist der falsche Kunde zugeordnet?

Öffne die Karte, prüfe den Kontakt und wähle „Bearbeiten“. Speichere und kontrolliere erneut.

Genügt nach einem Anruf ein Phasenwechsel?

Halte auch das Aktivitätsergebnis und die Vereinbarungen fest. Die Phase beschreibt die gesamte Anfrage, das Anrufergebnis eine einzelne Handlung.