Mit Kontakten, Listen und Tags im WeStudy-CRM arbeiten

Im Bereich „Kontakte“ verwaltest du deine Kontaktdatenbank: Du speicherst Personendaten, bildest Listen, vergibst Tags und bereitest die weitere Kundenarbeit vor.

Die Abbildungen enthalten fiktive Beispieldaten zum Thema KI. Namen von Kontakten, Verantwortlichen, Kursen und angepassten Phasen können in deinem Konto abweichen.

Öffne „Nutzer“ für Lernprofile und Kurse, „Kontakte“ zur Organisation der Kontaktdatenbank. Ein erstellter Kontakt bestätigt keinen Kurszugang.

1. Öffne den Bereich und lerne die Tabelle kennen

1. Erweitere im linken Menü den Bereich CRM.

2. Wähle Kontakte.

Kontakttabelle und Listenbereich rechts. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Name

  Name und weitere Angaben des Kontakts. Prüfe vor Änderungen auch die E-Mail-Adresse.

• E-Mail

  E-Mail-Adresse des Kontakts.

• Telefon

  Telefonnummer, sofern angegeben.

• Tags

  Kurze Merkmale des Kontakts, etwa Interessen, Bedarf oder andere Eigenschaften.

• Listen

  Rechter Bereich zur Gruppierung von Kontakten. Die Zahl neben dem Namen zeigt die Anzahl der Einträge.

• Kontrollkästchen

  Auswahl von Kontakten für Sammelaktionen.

Der Eintrag Ohne Liste hilft, noch nicht zugeordnete Kontakte zu finden. Unten stehen die Zeilenzahl pro Seite und Pfeile zum Seitenwechsel.

2. Erstelle einen Kontakt manuell

1. Klicke auf Hinzufügen über der Tabelle.

2. Wähle Kontakt erstellen.

3. Gib Vorname, Nachname, E-Mail und gegebenenfalls Telefonnummer ein.

4. Prüfe die E-Mail-Adresse. Sie ist im Formular als Pflichtfeld markiert.

5. Klicke auf Hinzufügen unten im Bereich.

6. Finde den neuen Kontakt und prüfe die eingegebenen Daten.

Seitenbereich zur Kontakterstellung. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Name

  Olena

• Nachname

  Koval

• E-Mail

  olena.koval@example.com

• Telefon

  Gib die Nummer der Person ein, sofern bekannt.

Die Adresse mit example.com ist ein Beispiel. Nutze in deiner Datenbank die tatsächlichen Kontaktdaten. Suche vor der Erstellung nach der E-Mail-Adresse, um Duplikate zu vermeiden.

3. Finde die benötigten Kontakte

1. Gib die Personendaten in das Feld Suche.

2. Prüfe die Ergebnisse anhand von Name und E-Mail-Adresse.

3. Wähle eine bestimmte Gruppe rechts unter „Listen“ aus.

4. Öffne für lernbezogene Kriterien die Filter neben der Suche.

Kontaktfilter für Kurse, Webinare und Zusatzbedingungen. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Der Bereich enthält „Suche“, „Kurse“, „Kursbedingungen“, „Webinare“ und „Webinarbedingungen“. Klappe den gewünschten Abschnitt auf, wähle Werte und klicke auf Speichern. Für komplexere Kriterien gibt es den erweiterten Modus.

Beispiel: Du möchtest Personen nach einem Webinar über KI im Marketing betreuen. Wähle das Webinar und die passende Teilnahmebedingung. Prüfe die Kontakte vor einer Sammelaktion.

Bei leerem Ergebnis prüfe Suche, ausgewählte Liste und Filter gemeinsam. Entferne unnötige Einschränkungen und suche erneut.

4. Erstelle eine Kontaktliste

Listen eignen sich für Gruppen wie „ChatGPT-Webinar — Oktober“, „Anfragen zur KI-Beratung“ oder „Teams mit KI-Interesse“.

1. Finde rechts den Bereich Listen.

2. Klicke auf das Symbol zum Erstellen einer Liste, einen Ordner mit Plus.

3. Gib einen verständlichen Namen ein.

4. Klicke auf Speichern.

5. Prüfe, ob die neue Liste im Bereich erscheint.

Eine leere Liste zu erstellen und Kontakte hinzuzufügen sind getrennte Schritte. Wähle danach Personen aus und führe eine Sammelaktion aus.

5. Füge Kontakte zu einer Liste hinzu oder entferne sie

Zur Liste hinzufügen

1. Finde die benötigten Personen.

2. Markiere ihre Zeilen mit den Kontrollkästchen links.

3. Öffne Sammelaktionen → Zur Liste hinzufügen.

4. Wähle die erstellte Liste.

5. Klicke auf Speichern.

6. Öffne rechts diese Liste und prüfe, ob die Kontakte darin erscheinen.

Aus Liste entfernen

1. Wähle die Kontakte, die aus einer bestimmten Gruppe entfernt werden sollen.

2. Öffne Sammelaktionen → Aus Liste entfernen.

3. Wähle die betreffende Liste und bestätige.

4. Prüfe die Zusammensetzung der Liste nach der Änderung.

„Aus Liste entfernen“ ändert die Gruppenzugehörigkeit. Der Kontakt selbst muss dafür nicht gelöscht werden.

6. Weise Tags zu oder entferne sie

Tag beschreibt eine Eigenschaft, während eine Liste Personen gruppiert. Olena kann etwa zur Liste „ChatGPT-Webinar — Oktober“ gehören und den Tag „KI für Bildung“ haben.

• Interessengebiet

  ChatGPT KI für Unternehmen Bilderzeugung

• Anwendungsbereich

  KI für Bildung Automatisierung

• Bedarf

  Beratung benötigt Am Kurs interessiert

Mehreren Kontakten einen Tag zuweisen

1. Markiere die benötigten Kontakte.

2. Öffne Sammelaktionen → Tag hinzufügen.

3. Wähle den benötigten verfügbaren Tag.

4. Klicke auf Speichern.

5. Prüfe die Spalte „Tags“ bei den ausgewählten Kontakten.

Tag entfernen

1. Markiere die betreffenden Kontakte.

2. Öffne Sammelaktionen → Tag entfernen.

3. Wähle den zu entfernenden Tag.

4. Klicke auf Speichern und prüfe das Ergebnis.

Einen Tag von Kontakten zu entfernen unterscheidet sich vom Löschen im Tag-Verzeichnis. Diese Aktion entfernt die Zuordnung. Verwendet einheitliche Namen ohne Schreibvarianten.

7. Bereite eine Excel-Importdatei vor

Öffne Hinzufügen → Kontakte importieren. Im ersten Schritt findest du Vorlage herunterladen. Nutze die Vorlage für die richtige Tabellenstruktur.

Kontaktimport-Assistent: Excel-Datei hochladen. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Die bereitgestellte Kontaktvorlage verwendet diese Spaltennamen:

• firstname

  Inhalt: Name

  Beispiel: Olena

• lastname

  Inhalt: Nachname

  Beispiel: Koval

• email

  Inhalt: E-Mail-Adresse

  Beispiel: olena.koval@example.com

• phone

  Inhalt: Telefon

  Beispiel: Telefonnummer des Kontakts

• language

  Inhalt: Sprache

  Beispiel: ua im Vorlagenbeispiel

• tag

  Inhalt: Tag

  Beispiel: Prüfe die Zuordnung dieses Feldes im Assistenten

• list

  Inhalt: Liste

  Beispiel: Prüfe die Zuordnung dieses Feldes im Assistenten

1. Speichere zum Ausfüllen eine Kopie der Vorlage.

2. Behalte die Spaltennamen in der ersten Zeile bei.

3. Verwende eine Zeile pro Kontakt.

4. Entferne den Beispieldatensatz, sofern du ihn nicht importieren möchtest.

5. Prüfe E-Mail-Adressen und überflüssige Leerzeichen. Speichere Telefonnummern als Text, damit Excel führende Pluszeichen oder Nullen nicht verändert.

6. Speichere als .xls oder .xlsx. Laut Formular gelten maximal 12 MB und 50.000 Zeilen.

Die Spalten tag und list bestätigen nicht, dass beim Import automatisch neue Tags oder Listen erstellt werden. Prüfe Zuordnung und Ergebnis zuerst mit wenigen Datensätzen. Verwende ohne Hinweis des Assistenten keine beliebigen Trennzeichen für mehrere Werte.

8. Durchlaufe die vier Importschritte

1. Datei. Klicke auf „Datei auswählen oder hierher ziehen“ und wähle die vorbereitete Tabelle.

2. Spalten. Prüfe die Feldzuordnung: Vorname zu Vorname, E-Mail zu E-Mail und Telefon zu Telefon.

3. Prüfung. Prüfe Zeilen und Fehlermeldungen. Korrigiere Daten, wenn der Assistent dies verlangt.

4. Ergebnis. Vergleiche nach Abschluss die Zusammenfassung mit dem geplanten Umfang.

5. Datenbank prüfen. Suche mehrere Personen nach E-Mail-Adresse und prüfe Namen, Telefonnummern sowie gegebenenfalls importierte Listen und Tags.

Prüfe vor einem erneuten Import, welche Einträge bereits vorhanden sind. Gehe nicht von automatischem Zusammenführen oder Aktualisieren aus.

9. Beispiel: Kontakte nach einem KI-Webinar organisieren

1. Erstelle die Liste „ChatGPT-Webinar — Oktober“.

2. Erstelle Kontakte manuell oder importiere die vorbereitete Tabelle.

3. Finde und markiere die hinzugefügten Personen.

4. Füge sie zur erstellten Liste hinzu.

5. Weise Personen mit Interesse an Firmentrainings den verfügbaren Tag „KI für Unternehmen“ zu.

6. Erstelle für einen Kunden mit einer konkreten Anfrage eine Verkaufschance.

7. Erstelle zur Planung eines Anrufs oder Treffens eine Aktivität.

10. Häufige Fragen

Warum ist ein Kontakt in der Datenbank, aber nicht in der gewünschten Liste?

Prüfe, ob „Zur Liste hinzufügen“ ausgeführt wurde. Die gezeigte Kontakterstellung enthält keine Listenauswahl.

Warum bleibt die Liste nach der Suche leer?

Leere den Suchtext und prüfe ausgewählte Liste und Filter.

Wie entferne ich einen falschen Tag?

Wähle den Kontakt, öffne die Sammelaktion „Tag entfernen“, wähle den falschen Tag und speichere.

Wie bestätige ich eine erfolgreiche Sammeländerung?

Öffne die betreffende Liste oder prüfe Tags bei mehreren markierten Kontakten. Vergleiche die Abschlussmeldung mit den tatsächlichen Daten.