Anrufe, Treffen und Aufgaben im WeStudy-CRM planen

Eine Aktivität ist eine konkrete Kundenaktion: anrufen, ein Treffen durchführen oder Materialien vorbereiten. Sie legt fest, was für wen, wann und durch wen erledigt wird.

Die Abbildungen enthalten fiktive Beispieldaten zum Thema KI. Namen von Kontakten, Verantwortlichen, Kursen und angepassten Phasen können in deinem Konto abweichen.

Beispiel. Die Verkaufschance heißt „ChatGPT-Schulung fürs Team“, die Aktivität „Anruf: ChatGPT-Szenarien für den Vertrieb besprechen“. Die Verkaufschance beschreibt die gesamte Anfrage, die Aktivität den nächsten Schritt.

1. Öffne „Aktivitäten“

1. Erweitere im linken Menü den Bereich CRM.

2. Wähle Aktivitäten.

Aktivitätentabelle mit KI-Themen, Kontakten, Status und Zuständigkeiten. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

Über der Tabelle findest du „Nur meine“, „Filter“, Pipeline- oder Typenauswahl, Tabellen- und Boardansicht sowie „Aktivität hinzufügen“.

• Name

  Die auszuführende Handlung.

• Name der Verkaufschance

  Die zugeordnete Verkaufschance, falls verknüpft.

• Kontakt

  Der betroffene Kunde.

• Typ

  Etwa „Aufgabe“, „Anruf“ oder „Treffen“.

• Status

  Aktueller Zustand oder Ergebnis der Aktivität.

• Verantwortlicher

  Die ausführende zuständige Person.

• Geplant für

  Datum und Uhrzeit laut System.

Scrolle horizontal, wenn rechte Spalten fehlen. Unten findest du Zeilenzahl und Seitennavigation für lange Listen.

2. Wähle den passenden Aktivitätstyp

• Aufgabe

  Zweck: Ein Arbeitsergebnis vorbereiten, das kein eigener Anruf und kein Treffen ist.

  Beispieltitel zum Thema KI: KI-Werkzeuge für das Marketingteam zusammenstellen

• Anruf

  Zweck: Ein Telefongespräch führen und das Ergebnis festhalten.

  Beispieltitel zum Thema KI: Anrufen: ChatGPT im Kundensupport besprechen

• Treffen

  Zweck: Eine Beratung, Vorführung oder andere Besprechung durchführen.

  Beispieltitel zum Thema KI: Einen KI-Assistenten für den Vertrieb vorführen

Der Titel soll die Handlung ohne Öffnen der Beschreibung erklären. „KI-Automatisierung von Berichten besprechen“ ist klarer als „Kunden anrufen“.

3. Füge eine Aktivität hinzu

1. Klicke auf Aktivität hinzufügen.

2. Trage den Namen.

3. Wähle Typ.

4. Im Bereich Geplant für gib Datum und Uhrzeit an.

5. Wähle Kontakt und Verantwortlichen.

6. Ergänze eine Beschreibung mit Details für die ausführende Person.

7. Klicke auf Speichern.

8. Prüfe den neuen Eintrag: Name, Typ, Kontakt, Zuständigkeit, Datum und Uhrzeit.

Aktivitätsformular mit Typ, geplantem Datum, Kontakt und Zuständigkeit. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Name

  „Anruf: ChatGPT-Nutzung im Team besprechen“.

• Typ

  „Anruf“.

• Geplant für

  Vereinbartes Datum und konkrete Uhrzeit, etwa 15. Oktober um 10:30 Uhr.

• Kontakt

  Der Kunde, mit dem du sprechen möchtest.

• Verantwortlicher

  Die Person, die das Gespräch führen soll.

• Beschreibung

  „Teamzusammensetzung, aktuelle Aufgaben und KI-Erfahrung klären. E-Mails, Berichte und Besprechungszusammenfassungen besprechen. Nächsten Schritt vereinbaren.“

Prüfe die Uhrzeit gesondert. Wenn nach dem Speichern „00:00“ steht, vergleiche dies mit der Vereinbarung. Lass nicht Mitternacht stehen, wenn du morgens oder tagsüber anrufen wolltest.

Eine Aktivität hält einen Plan im CRM fest. Sie bestätigt weder einen ausgeführten Anruf noch eine versendete E-Mail oder Kundenbenachrichtigung.

4. Prüfe die Verknüpfung mit der Verkaufschance

Die Tabelle enthält „Name der Verkaufschance“. Im gezeigten allgemeinen Aktivitätsformular gibt es keine eigene Verkaufschancenauswahl. Die Kontaktauswahl allein bestätigt daher keine richtige Zuordnung.

1. Öffne eine betroffene Verkaufschance unter CRM → Verkaufschancen.

2. Wechsle zum Tab Aktivitäten oder zur gleichnamigen Schnellaktion.

3. Bearbeite Aktivitäten im Kontext dieser Verkaufschance mit den dort verfügbaren Funktionen.

4. Prüfe nach dem Speichern die Aktivität in der Verkaufschance und den richtigen Namen in der allgemeinen Tabelle.

Das ist besonders wichtig bei mehreren KI-Anfragen desselben Kunden.

5. Plane die tägliche Arbeit in der Tabelle

1. Öffne die Tabellenansicht.

2. Aktiviere Nur meine, um dir zugewiesene Aktivitäten zu sehen.

3. Wähle den Tab Heute für den aktuellen Tag.

4. Prüfe geplante Zeiten, Kontakte und Beschreibungen.

5. Aktualisiere nach der Ausführung den Aktivitätsstatus.

Die Tabelle enthält die Tabs Alle, Heute, Geplant, Überfällig, Abgeschlossen. Sie trennen aktuelle, zukünftige, überfällige und abgeschlossene Aufgaben.

Fehlt eine Aktivität, prüfe Tab, Zuständigkeit und Filter. Das Board kann weniger Tabs enthalten.

6. Nutze das Anruf-Board

1. Klicke oben auf das Board-Symbol.

2. Öffne die Typen- oder Pipeline-Auswahl.

3. Wähle Anruf.

4. Prüfe Statusspalten und Karten.

Anruf-Board mit Status und Aktivitätstypen-Menü. Klicke auf das Bild, um es vollständig anzuzeigen.

• Geplant

  Das Gespräch ist geplant, das Ergebnis muss noch erfasst werden.

• Erreicht

  Der Kontakt kam zustande. Halte Vereinbarungen und nächste Aktion fest.

• Keine Antwort

  Die Person antwortete nicht. Bestimme gemäß eurem Ablauf die nächste Aktion.

• Falsche Nummer

  Es gibt ein Problem mit der Nummer. Prüfe die Kontaktdaten.

Die Karte zeigt Aktivitätsname, Datum, gegebenenfalls Verkaufschance, Kontakt und Zuständigkeit. Der Spaltenzähler zählt Aktivitäten der aktuellen Auswahl.

Scrolle bei vielen Spalten horizontal. Leere Spalten können bedeuten, dass keine passenden Einträge diesen Status haben.

7. Erfasse das Anrufergebnis

1. Finde die Aktivität in der Tabelle.

2. Öffne die Auswahl in der Spalte Status.

3. Wähle ein für diesen Aktivitätstyp verfügbares Ergebnis.

4. Prüfe, ob der neue Status gespeichert ist.

5. Notiere Vereinbarungen in der Verkaufschance, etwa mit „Notiz hinzufügen“.

6. Erstelle bei weiterem Bedarf eine separate Aktivität mit neuem Datum, neuer Uhrzeit und Zuständigkeit.

Beispiel: Wähle nach einem KI-Marketinggespräch „Erreicht“. Notiere: „Kunde möchte die Inhaltsplanung automatisieren. Eine Demo ist vereinbart.“ Ergänze „KI-Szenario zur Inhaltsplanung zeigen“ als Treffen.

„Erreicht“ beschreibt das Anrufergebnis und bestätigt nicht den Erfolg der gesamten Verkaufschance.

8. Nutze Filter und „Nur meine“

Die Schaltfläche Nur meine konzentriert die Ansicht auf deine Aktivitäten. Aufgaben anderer Personen können dabei ausgeblendet sein.

1. Entscheide, ob du alle oder nur eigene Aktivitäten benötigst.

2. Wähle oben den passenden Typ für deinen Prozess.

3. Öffne bei Bedarf Filter und fülle die im aktuellen Bereich verfügbaren Felder aus.

4. Wende die Auswahl über die Schaltfläche an und prüfe das Ergebnis.

5. Entferne bei leerer Liste unnötige Bedingungen, deaktiviere „Nur meine“ und öffne „Alle“.

Die Filterfelder hängen von deiner Oberfläche ab. Übertrage Verkaufschancenfilter nicht ohne Prüfung auf Aktivitäten.

9. Beispielablauf für einen KI-Kunden

• 1. Bedarf klären

  Aktivität: Anruf: ChatGPT-Aufgaben des Teams besprechen

  Erwartetes Ergebnis: Tätigkeitsbereich, Personenzahl und typische Aufgaben sind bekannt.

• 2. Beispiel vorbereiten

  Aktivität: Aufgabe: drei KI-Szenarien für den Vertrieb vorbereiten

  Erwartetes Ergebnis: Vorführmaterialien sind bereit.

• 3. Vorführung durchführen

  Aktivität: Treffen: KI-Assistenten zeigen

  Erwartetes Ergebnis: Kundenfeedback liegt vor.

• 4. Schulung abstimmen

  Aktivität: Anruf: ChatGPT-Schulungsprogramm besprechen

  Erwartetes Ergebnis: Vereinbarungen und nächster Schritt sind dokumentiert.

Gib für jede Aktion Datum, Uhrzeit, Kontakt und Zuständigkeit an. Aktualisiere den Status nach der Ausführung, damit das Team den aktuellen Stand sieht.

10. Häufige Fragen

Aktivität erstellt, aber nicht sichtbar

Öffne „Alle“ und prüfe Typ, „Nur meine“, Filter und die bei der Erstellung gewählte Zuständigkeit.

In der Tabelle fehlt der Name der Verkaufschance

Prüfe die tatsächliche Verknüpfung. Die Kontaktauswahl allein reicht als Bestätigung nicht aus.

Welchen Status soll ich wählen?

Richte dich nach dem tatsächlichen Ergebnis. Wähle für einen unbeantworteten Anruf das passende Ergebnis statt „Erreicht“.

Ich muss erneut anrufen

Dokumentiere den ersten Versuch und plane eine weitere Aktion mit konkretem Datum und Uhrzeit.

Board nach „Nur meine“ leer

Prüfe, ob der aktuellen Person Aktivitäten dieses Typs zugewiesen sind. Deaktiviere den Schalter zum Vergleich mit der Gesamtliste.

11. Prüfe vor Arbeitsende

• Jede geplante Aktion hat einen klaren Namen und ein Thema.

• Kontakt und Zuständigkeit stimmen.

• Datum und Uhrzeit entsprechen der Vereinbarung.

• Ergebnisse abgeschlossener Aktionen sind dokumentiert.

• Offene Anfragen haben einen nächsten Schritt.