Як працювати з CRM WeStudy: від контакту до угоди й наступної дії

Розберемо повний шлях клієнта: знайти або додати контакт, позначити його інтерес, створити угоду та запланувати наступну дію. Приклад — запит на навчання AI. Якщо людина звернулася через Instagram, спочатку отримай потрібні контактні дані й занеси їх у CRM: ця інструкція не передбачає автоматичного імпорту діалогів Instagram.

Коротке відео

30-секундне вступне відео показує контакт, угоду, етапи воронки та планування дзвінка. Нижче — ті самі дії з поясненням, що заповнити й де перевірити результат.

▶ Переглянути відео — відкрити MP4

Відкрий відео за посиланням вище та розгорни на весь екран, щоб роздивитися інтерфейс. За потреби його можна завантажити через меню програвача.

Перед початком

• Підготуй ім’я, email або телефон клієнта та зміст його запиту.

• Визнач, хто з команди відповідатиме за наступний крок.

• Перевір доступні списки, мітки й воронки, щоб використати узгоджені назви. На скриншотах — демонстраційні контакти з довідки WeStudy.

Скриншоти можна збільшити натисканням. Під ними є посилання на повні оригінали. Схеми позначено окремо; назви, дати та показники з прикладів замінюй власними даними.

Розділи контакт, угоду та активність

Контакт — людина та її дані. Угода — конкретний запит, наприклад «Навчання ChatGPT для команди». Активність — запланований дзвінок, зустріч або завдання.

Одна людина може звертатися з різними запитами. Збережи її дані в контакті, деталі поточної потреби — в угоді, а конкретний наступний крок — в активності.

Навчальна схема. Людина → запит → наступна дія. Один контакт може мати різні запити. Наступну дію плануй із датою та відповідальним.

Очікуваний результат: Ти розумієш, куди записати дані, потребу й наступну дію.

Знайди або створи контакт

Відкрий CRM → «Контакти». Спочатку скористайся пошуком за наявними даними, щоб не створити дублікат. Перевір також вибраний список і фільтри, якщо потрібного запису не видно.

Якщо контакту немає, відкрий «Додати» та форму створення контакту. Заповни ім’я, прізвище, email і телефон у відповідних полях. Внось фактичні дані клієнта.

Збережи запис і знайди його в таблиці. На скриншоті показано демонстраційний контакт Тараса Лисенка; у твоєму випадку дані будуть іншими.

Скриншот із поясненнями. Заповни картку контакту. Спочатку пошук: Переконайся, що такого контакту ще немає. Дані людини: Ім’я, прізвище, email і телефон. Після збереження: Знайди запис і звір введені дані.

Відкрити повний оригінальний скриншот

Очікуваний результат: Є один правильний запис контакту з перевіреними даними.

Об’єднай контакти у список і признач мітки

Список об’єднує людей у групу, а мітка описує ознаку. Наприклад, список «Заявки з Instagram» і мітка «AI для роботи» мають різне призначення. Це приклади назв, які ти узгоджуєш у своїй школі.

У правій панелі «Списки» створи потрібний список через значок папки з плюсом. Збережи його. Потім познач контакти прапорцями й виконай «Групові дії» → «Додати до списку».

Для ознаки використай «Групові дії» → «Додати мітку» та обери потрібну доступну мітку. Перевір склад списку та колонку «Мітки».

Скриншот із поясненнями. Список об’єднує людей, мітка описує ознаку. Списки праворуч: Створи групу й окремо додай до неї контакти. Групові дії: Познач контакти → додай до списку або признач мітку. Перевірка: Відкрий список і звір колонку «Мітки».

Відкрити повний оригінальний скриншот

Очікуваний результат: Контакт є у потрібному списку та має потрібні мітки.

За потреби імпортуй підготовлені контакти

Для кількох контактів можна використати «Додати» → «Імпорт контактів». Завантаж шаблон і підготуй таблицю: один контакт в одному рядку.

Майстер має чотири кроки: файл, колонки, перевірка й імпорт. Завантаж .xls або .xlsx, звір зіставлення колонок і виправ знайдені помилки. У формі зазначено обмеження до 12 МБ і до 50 000 рядків.

Почни з невеликого набору й після імпорту знайди записи у CRM. Якщо контакти отримано з Instagram, цей файл потрібно підготувати окремо; імпорт Excel не забирає переписку автоматично.

Скриншот із поясненнями. Перевір таблицю на кожному кроці імпорту. 1 · Файл: Шаблон, .xls або .xlsx; один контакт у рядку. 2 · Колонки: Зістав поля таблиці з полями CRM. 3–4 · Перевірка й імпорт: Виправ помилки, заверши імпорт і знайди записи.

Відкрити повний оригінальний скриншот

Очікуваний результат: Поля потрапили у правильні колонки, а імпортовані контакти можна знайти.

Створи угоду для конкретного запиту

Відкрий «Угоди» та натисни «Створити угоду». Вкажи зрозумілу назву, вибери воронку, контакт і менеджера.

В описі зафіксуй, що потрібно клієнту. Приклад: «Команда хоче використовувати ChatGPT для листів і підсумків зустрічей. Потрібно обговорити формат практичного навчання».

Збережи угоду й перевір її картку. Назва, контакт, воронка та відповідальний мають відповідати запиту.

Скриншот із поясненнями. Створи угоду для конкретної потреби. Назва й воронка: Опиши запит і вибери відповідний процес. Контакт і менеджер: Пов’яжи угоду з людиною та відповідальним. Опис: Зафіксуй потребу й домовленості.

Відкрити повний оригінальний скриншот

Очікуваний результат: Угода пов’язана з правильним контактом і має відповідального.

Заплануй наступний крок

Відкрий розділ активностей або відповідну дію з картки угоди. Створи активність, вибери тип — наприклад, дзвінок — та вкажи тему, дату, час, контакт і менеджера.

У описі запиши мету: «Обговорити сценарії ChatGPT для команди та домовитися про демо». Збережи й перевір активність у списку.

CRM планує та фіксує дію. Саму розмову проводь через обраний канал зв’язку. Після неї запиши результат і наступну домовленість.

Скриншот із поясненнями. Заплануй конкретну наступну дію. Тема й тип: Наприклад, дзвінок щодо навчання AI. Дата й час: Укажи, коли потрібно виконати дію. Контакт і менеджер: Перевір клієнта та відповідального.

Відкрити повний оригінальний скриншот

Очікуваний результат: Є конкретна дія з датою, відповідальним і зрозумілою метою.

Онови етап і перевір історію роботи

У таблиці угод вибери новий етап, коли фактично змінилася ситуація. На дошці перевір, у якій колонці відображається угода.

Нотатка фіксує підсумок розмови, активність — наступну дію, а етап — стан усього запиту. Оновлюй ці дані за змістом, щоб колега міг продовжити роботу.

Якщо угоду не видно, звір воронку, вкладку, фільтри й перемикач «Тільки мої». Назва етапу «Оплачено» сама по собі не підтверджує платіж: оновлюй її після перевірки факту оплати.

Скриншот із поясненнями. Перевір етап угоди на дошці. Потрібна воронка: Звір обраний процес і фільтри. Етап за фактом: Онови стан, коли ситуація справді змінилася. Наступний крок: Нотатка — підсумок; активність — майбутня дія.

Відкрити повний оригінальний скриншот

Очікуваний результат: У контакту є контекст, у угоди — правильний етап, а в команди — наступна дія.

Контрольний список

• Контакт знайдено або створено без дублювання.

• Список і мітки відповідають домовленому призначенню.

• Угода пов’язана з правильним клієнтом і менеджером.

• Наступна дія має дату й відповідального.

• Результат розмови та етап оновлені за фактом.

Якщо щось не виходить

Не бачу контакт або угоду

Очисть зайвий пошук і фільтри; перевір список, воронку, вкладку та «Тільки мої».

Створив список, але він порожній

Окремо познач контакти й додай їх до списку через групову дію.

Чи імпортуються повідомлення Instagram автоматично?

У показаному сценарії — ні. Додай отримані контактні дані вручну або імпортуй підготовлений Excel-файл.

Чим нотатка відрізняється від активності?

Нотатка зберігає контекст і підсумок; активність планує конкретну дію.

Пов’язані інструкції

Контакти, списки та мітки

Угоди та воронки

Дзвінки, зустрічі й завдання